Come evitare di incasinarti le giornate

Gestire le nostre attività in un unico blocco non è di certo il metodo migliore per riuscire a depennarle dalla nostra to do list.

La storia è sempre quella, hai mille cose da fare tutte nello stesso momento e nonostante non puoi permetterti di inserire una nuova cosa alla quale pensare, riesci ad introdurre “la confusione” accompagnata da una sgradevole sensazione di sovraccarico ed insoddisfazione.

Il risultato? Farai le cose con il doppio dello sforzo e con il triplo del tempo che realmente occorrerebbe per completare ogni singola attività se solo mettessi il giusto focus sulle cose da fare.

Ma non è tutto, infatti è stato dimostrato che fare più cose contemporaneamente, riduce la tua potenza mentale, aumenta lo stress, la memoria ne risente e non riesci a sfruttare la tua intelligenza al 100%,  e se consideri, anche, che il multitasking, come affermato dall’università di Stanford nel 2009, non funziona, il gioco è fatto.

L’abitudine a procrastinare purtroppo ci induce a mettere tutto dentro un imbuto comprimendolo a tal punto, da non permettere a tutto ciò che vi abbiamo riposto dentro di defluire con facilita’.

La soluzione in questi casi è semplice, banale e abbastanza scontata:

Fare le cose una per volta è la strategia migliore per completare tutte le attività

Proviamo a tuffarci nel problema…

Tu da folle ritardatario hai accumulato diverso lavoro, che ovviamente, hai promesso a te stesso di smaltire in una sola giornata.

Pensi realmente di farcela, ma già all’inizio della giornata,  lunghi sospiri e tensione accompagnano ogni momento del tuo lavoro, fino a quando, mentre stai svolgendo un’attività, ne pensi subito un’altra e per un’istante abbandoni quello che stavi per fare, rivolgendo attenzione all’attività successiva.

Ancora non sei riuscito a completare nulla!

Poi ti accorgi che hai lasciato in sospeso qualcosa e torni sui tuoi passi, ma prima di ricordare il punto esatto dal quale ripartire, ovvero, quello che avevi precedentemente lasciato in asso, ti occorre anche del tempo per rimettere in piedi i flussi di pensiero che in quel momento ti stavano aiutando a completarlo.

Ecco che nel frattempo pensi di abbandonare ancora la prima attività, per capire in che maniera poter aumentare la produttività, iniziandone una terza, e così via. Un delirio!

Capirai bene che questo metodo non può funzionare ne adesso ne domani. Come detto in precedenza la soluzione migliore è fare una cosa per volta, ponendo tutte le tue attenzioni e tutta la tua concentrazione su ciò che stai per fare.

Quando fai troppe cose in un solo momento, non solo aumenti l’ansia e la tensione in te stesso, ma nel caso in cui, non riesci neanche a completarle, crolla anche la tua autostima, per non avere portato a termine, cio’ che invece ti eri ripromesso di eseguire con metodo.

Adesso viene il punto che più potrà aiutarti:

Prima di tutto sappi che tutti purtroppo cadiamo nel turbine delle mille cose da fare e tutti più o meno ci incasiniamo la vita con un milione di attività di svariato genere che devono essere portate a termine il prima possibile, ma in realtà come si fa a fare le cose una per volta se la vocina che sta dentro di noi ci suggerisce di passare a quella successiva?

Bene! Innanzi tutto dobbiamo prendere spunto dal segreto dei piccoli passi, dove ogni cosa va conquistata poco alla volta fino a raggiungere la meta finale. Ecco le tre semplici cose da fare:

  • Assegna una priorità ad ogni attività
  • Elimina tutte le distrazioni
  • Concentrati su una sola attività per volta

Il diagramma di Gantt potrebbe aiutarti a comprendere in che maniera fare le cose quando tutto sembra incastrato in quel maledetto imbuto e non riesci ad uscirne fuori.

Utilizzato nel project management,  riesce a metterti difronte alla realtà con pochi passaggi.

Attraverso questo diagramma orizzontale puoi collegare le diverse attività in modo da farne partire una solo quando ne termina un’altra.

Ciò non vuol dire che le attività non possono essere portate a termine nello stesso momento ma che per farlo necessita una strategia ad hoc altrimenti ci si ritrova sempre in quel cavolo di imbuto.

Guarda questo schema che ho realizzato utilizzando una to do list di esempio. Supponiamo che devo portare a termine 5 attività nella settimana, quindi ho a disposizione 5 giorni.

cose-da-fare

Adesso supponiamo che le mie attività siano  7 e l’arco temporale sempre di 5 giorni, vediamo le criticità:

cose-da-fare-con-priorita

Con questo semplicissimo trucchetto possiamo notare sin da subito che giorno 16 e 17 abbiamo delle attività che si accavallano e la stessa cosa accade giorno18 e giorno 19.

A meno che tu non sia superman o tu abbia la possibilità di fermare il tempo è più che sicuro che non riuscirai a completare le cose da fare.

Qual è la soluzione?

Se riuscirai a costruire questo specchietto giornalmente, ti accorgerai con largo anticipo delle criticità e solo dopo aver definito le priorità, (nel nostro esempio, l’attività “portare il cane dal veterinario” potrebbe avere priorità rispetto ad altre) potrai decidere se posticipare, con largo anticipo, qualcosa alla settimana successiva, oppure se delegare ciò che avresti dovuto fare.

Di fatto a comprare l’aspirapolvere potrebbe andarci anche un tuo amico, tua moglie, tuo figlio o la potresti comprare online 🙂

marco

 

 

4 commenti su “Come evitare di incasinarti le giornate”

  1. Marco non ti conoscevo ma già mi sembri un grande amico! Il mio tallone d’Achille sono proprio le mille cose da fare ogni giorno e attraverso il tuo articolo ho trovato spunti interessanti. Solo una cosa come si chiama il programma che hai utilizzato per lo schema delle priorità? Lo posso utilizzare anche io?

    1. Gracias Marco:
      He recibido el material que me enviaste, lo leeré de a poco.
      Me encantan los artículos y los temas tratados allí.
      Felices Fiestas!!!!!!!!!
      Edith.

  2. Gracias Marco:
    He recibido el material que me enviaste, lo leeré de a poco.
    Me encantan los artículos y los temas tratados allí.
    Felices Fiestas!!!!!!!!!
    Edith.

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